Hal tersebut terlihat tidak saja dari aspek substansi dan materi hubungan, namun telah memperkaya hasil dan bentuk kerjasama hubungan dimaksud. Demikian pula peranan dan postur Indonesia di tingkat pergaulan dunia menunjukkan peningkatan, tercermin dalam G-20, APEC, East Asian Summit, ASEAN, IORA, dll. Saat ini Indonesia memiliki hubungan diplomatik dengan 185 negara dibandingkan tahun 2010 yang tercatat 169 negara.
Demikian pula dengan jumlah perwakilan negara sahabat di Indonesia yang pada tahun 2009 tercatat 89 negara sementara tahun 2014 tercatat 98 negara. Indonesia juga telah memiliki 18 perjanjian kemitraan strategis dan komprehensif dengan 18 negara, meningkat dari tahun 2008 yang tercatat 8 negara. Ditjen Aspasaf Kemenlu-RI menangani hubungan Indonesia dengan 125 negara kawasan Asia Pasifik dan Afrika.
Perkembangan tersebut telah mendorong meningkatnya jumlah dan kualitas dokumen penting sehingga menuntut profesionalisme penanganannya terutama aspek pendokumentasian. Dokumen-dokumen penting tersebut tidak hanya dalam bentuk surat (surat, brafaks/kawat, nota dinas) namun dapat berupa perjanjian/MoU’s/Agreements, country profile, kertas tugas keppri, pptm, bahan paparan dan presentasi, daftar pameran, daftar pengusaha, buku, majalah, dll.
Di samping itu, kebutuhan akan dokumen/data semakin meningkat, tidak hanya datang dari kalangan internal Kemenlu-RI sendiri namun juga dari luar Kemenlu-RI seperti dari K/L (dalam rangka kunjungan, mail open penempatan dan sidang-sidang/SKB/Konsultasi Bilateral), kalangan cendekiawan, parlemen, peneliti, mahasiswa, kalangan usahawan dan masyarakat pada umumnya. Apalagi, pelaksana diplomasi di era globalisasi ini tidak lagi menjadi monopoli Kemenlu-RI, semua pihak juga dapat berperan dalam pelaksanaan diplomasi (multitrack diplomacy).
Kegiatan pembenahan arsip merupakan salah satu proses benah diri dalam upaya menciptakan tertib administrasi kearsipan, serta mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Kemenlu-RI dalam menyelenggarakan kebijakan politik dan hubungan luar negeri RI secara keseluruhan.
Namun, pada umumnya, kondisi pengelolaan arsip dan dokumentasi Kemenlu-Ri memiliki kesamaan kendala/faktor penghambat antara lain belum adanya pusat penyimpanan arsip/dokumen secara elektronik, sumber daya manusia masih belum memadai, sarana/prasarana yang belum memadai, aspek koordinasi dan anggaran yang terbatas. sehingga menyebabkan munculnya resiko lama atau sulitnya mencari arsip/dokumen yang dibutuhkan akibat penyimpanan arsip/dokumen yang masih konvensional.
Gagasan yang muncul dari latar belakang diatas adalah urgensi pmbentukan sistem e-dokumentasi Ditjen Aspasaf yang dikelola oleh Setditjen Aspasaf yang dapat terintegrasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Kemenlu-RI. Berdasarkan hal tersebut, judul Proyek Perubahan kami adalah: ”Penguatan Organisasi Kementerian Luar Negeri Dalam Mendukung Ketersediaan Dokumen secara Cepat dan Akurat: Studi Kasus Penyiapan E-Dokumentasi Direktorat Jenderal Asia Pasifik dan Afrika”.
Untuk mencapai keberhasilan pada Proyek Perubahan maka disusun 3 milestones jangka pendek, menengah dan panjang serta membangun tim efektif yang terdiri dari 4 kelopok kerja, yaitu Pokja Pembenahan arsip dan dokumen, Pokja penyusunan prosedur (SOP), Pokja Penyusunan Format E-Dokumentasi dan Pokja Entry Dokumen.
Tim efektif yang beranggotakan lintas Direktorat memiliki target jangka pendek (Oktober-November 2014) untuk menyusun draft prosedur (SOP) penyajian arsip/data/dokumen penting secara elektronik dan draft format e-dokumentasi.
Terealisasinya target jangka pendek akan mempermudah pencapaian target jangka menengah (Januari – Juni 2015) yaitu implementasi prosedur penyusunan dokumen (SOP) dan aplikasi e-dokumentasi Ditjen Aspasaf. Keberadaan e-dokumentasi ini akan diintegrasikan ke dalam SIKD Kemenlu-RI pada tahun 2015 dan menjadi pusat dokumen Kemenlu-RI. Hal ini diharapkan dapat terwujud pada milestones Jangka panjang (Juli – Desember 2015).
Proyek perubahan ini juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja Setditjen melalui jaminan ketersediaan data/arsip/dokumen yang dibutuhkan secara cepat dan akurat kepada pihak-pihak yang memerlukan baik di lingkungan Setditjen, Ditjen Aspasaf, satker-satker Kemenlu-RI maupun K/L dan pihak masyarakat umum (parlemen, usahawan, peneliti, mahasiswa, dll).
Proyek perubahan ini juga akan mendukung kelancaran, kecepatan dan kesinambungan pelaksanaan tugas-tugas staf akibat mutasi staff PDLN yang cepat/tinggi dan membantu satker-satker operasional Ditjen Aspasaf dalam menyediakan data yang dibutuhkan oleh instansi terkait.
Pada lingkup yang lebih luas, akan mendorong proses benah diri Kemenlu-RI terutama dalam mengimplementasikan budaya kerja yang tinggi melalui tertib waktu, fisik dan administrasi serta mendorong terealisasinya rencana Kemenlu-RI untuk menciptakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Kemenlu-RI pada tahun 2015.
Ruang lingkup perubahan ini berpusat di unit kerja Setditjen Aspasaf yang merupakan unit pendukung (supporting unit) Ditjen Aspasaf dan melayani 5 unit kerja yaitu Direktorat Asia Timur dan Pasifik, Direktorat Asia Selatan dan Tengah, Direktorat Afrika, Direktorat Timur Tengah dan Direktorat Kerjasama Intra Kawasan, disamping melayani Dirjen Aspasaf dan internal Setditjen sendiri.
Dalam upaya menyusun E-Dokumentasi maka koordinasi dan fasilitasi dari satker Kemenlu-RI lainnya sangat dibutuhkan terutama dari Biro Administrasi Kementerian dan Perwakilan (BAKP), Pusat Komunikasi (PUSKOM), Direktorat Hukum, Direktorat Diplomasi Publik. Adapun rangkaian langkah yang dilakukan adalah melalui mekanisme Rapat/pertemuan, benchmarking, pembenahan arsip dan dokumen, pencarian informasi/data/dokumen, melakukan scanning, pembelian perangkat komputer, bimtek/sosialisasi dll.
Oleh Rudi Kurniady
Kemenlu-RI
Executive Summary Diklatpim Tk. II Angk. ke-02 Kemendagri
Jakarta, 9 Desember 2014
Posting Komentar